Genel Kurul Toplantılarının Ertelenmesi

Dünyayı ve ülkemizi tehdit eden Koronavirüs salgını etkilerini sürdürmeye devam etmektedir. Salgının yayılmasını engellemek ve bireylerin sağlığını korumak amacıyla ilgili kurumlar, gerekli görülen tedbirleri almak üzere düzenlemeler yapmaktadır. Bu bağlamda alınan önlemlerden biri de sivil toplum kuruluşları ve ticaret şirketlerine ait “Genel Kurul Toplantılarının Ertelenmesi”dir.

1. Sivil Toplum Kuruluşları

İçişleri Bakanlığımız, 16.03.2020 tarihinde bir ek genelge yayınlamıştır. Genelge uyarınca yönetim faaliyetleri için olanlar hariç olmak üzere,  Sivil Toplum Kuruluşlarının (dernek, vakıf)  genel kurul ve eğitim amaçlı olanlar dahil, insanları toplu olarak bir araya getiren her türlü toplantı ve faaliyetlerinin geçici olarak ertelendiği bildirilmiştir. Vali ve kaymakamlar tarafından il ve ilçe belediyeleri ile işbirliği içinde gerekli tedbirlerin alınması ve kolluk güçleri tarafından konunun takip edilmesi de istenmiştir.

Yapılan düzenleme gereği, sivil toplum kuruluşları tarafından gerçekleştirilmesi zorunlu faaliyetlerin tespit edilip, genelge doğrultusunda erteleme dışı bırakılması için yönetim kurulu kararı alınması gerekmektedir. Ayrıca erteleme kararı “belirsiz süreli” olduğu için yönetim kurullarının düzenleyici makamlardan gelecek duyuru ve yazıları dikkatle izlemesi gerekir.

2. Ticaret Şirketleri

Türk Ticaret Kanununda (TTK), ticaret şirketlerinin olağan genel kurul toplantılarının faaliyet döneminin sonundan itibaren 3 ay içinde yapılacağını düzenlenmiştir. Ancak bu düzenleme hükmü emredici değil, düzenleyici niteliktedir. Öngörülen süre içerisinde toplantının yapılmamasının herhangi bir hukuki yaptırımı yoktur.

Zamanında yapılmayan genel kurul toplantısı nedeniyle şirketin bir zararının oluşması durumunda, genel kurulu toplantıya çağırmakla görevli olan yönetim kurulu ve müdürler kurulunun sorumluluğunun doğabileceğini belirtmekte fayda görüyoruz. Bu nedenle, genel kurul toplantısının yapılmaması yönündeki karar, durumun gerekleri değerlendirilerek verilmelidir.

Ticaret Bakanlığı, şirketlerin olağan genel kurul toplantılarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu döneme ilişkin bir açıklama yayınlamıştır.

a. Genel Kurul Toplantılarının Ertelenmesi

Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Müdürlüğünün 20.03.2020 tarihli ve 53382221 sayılı yazısı ile Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirket olağan genel kurullarının, yönetim organlarının alacağı bir kararla, genel kurulun toplanmasını beklemeden, ileri bir tarihte yapılmak üzere, iptal edilebileceği düzenlenmiştir.

Düzenleme gereği yönetim kurulunun, genel kurul toplantısını ertelemek için iptal kararı alması gerektiği anlaşılmaktadır. Bu durumda salgının etkilerini en aza indirmek adına, genel kurul toplantılarının iptaliyle ilgili alınacak yönetim kurulu kararlarının TTK madde 390/4 uyarınca, fiziki katılıma gerek olmadan “elden imza dolaştırma yöntemi” ile alınması önerilmektedir. Öneri, ancak bütün yönetim kurulu üyelerinin onayına sunulması halinde geçerli olacaktır.

İptal

İptal başvurusu için anonim şirketlerde yönetim kurulu, limited şirketlerde ise müdürler kurulunun, usulüne uygun yapılmış genel kurul çağrısının iptaline ilişkin duyuruyu, ilgili Ticaret Sicil Müdürlüğüne bildirmesi gerekmektedir. Bildiri ile birlikte duyuru, Ticaret Sicil Gazetesi’nde yayımlanacaktır. Örnek duyuru metni Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi resmi internet sayfasında yer almaktadır. (https://www.ticaretsicil.gov.tr/view/popup/popup.php) Ayrıca Ticaret Sicil Gazetesi Müdürlüğünün salgın kapsamında aldığı tedbirler neticesinde, ilan talepleri posta veya kargo ile Müdürlüğe iletilebilecek ve ilan yayın ücretleri internet bankacılığı kullanılarak ödenebilecektir.

b. Elektronik Ortamda Genel Kurul Toplantıları

Ticaret Bakanlığı’nın düzenlemesi ile esas sözleşmelerinde elektronik genel kurul toplantısı yapılabileceğine dair hüküm bulunan ve elektronik genel kurul sistemini kullanan şirketlerde, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına fiziki olarak katılmaksızın, elektronik ortamda katılım sağlama konusunda inisiyatiflerini kullanmaları beklenmektedir.

Şirket sözleşmelerinde veya esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilebileceğine dair hüküm bulunmayan şirketlerin ise bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantılarını “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirebilecekleri bildirilmiştir. Şirketler bu imkândan, Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden destek hizmeti alarak yararlanabilecektir. Düzenleme kapsamında elektronik ortamda genel kurul toplantısı gerçekleştirilmesine imkân tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliği, bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilebilecektir.

c. Salgın Döneminde Alternatif Çözüm

Bakanlık Temsilcisi’nin katılmasının zorunlu olmadığı ve herhangi bir ortağın sözlü görüşme isteminde bulunmadığı hallerde, anonim şirket genel kurul toplantısında alınacak kararların, limited şirketlere ilişkin düzenlenmiş TTK 617/4. maddesi yönlendirmesi ile fiziken toplanmadan “elden imza dolaştırma” yöntemiyle alınması mümkündür.

Sonuç

Düzenlemeler ile sivil toplum kuruluşlarının genel kurul toplantıları belirsiz süreli olarak 16.03.2020 tarihinden itibaren ertelenmiş; ticaret şirketleri genel kurul toplantılarının ertelenebilmesi için ise farklı olanaklar getirilmiştir.

Bunların başında genel kurulun ertelenmesi ve ana sözleşmesinde düzenleme bulunmayan şirketler için elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılması gelmektedir. Ancak, TTK madde 1527 uyarınca, elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılabilmesi için şirketlerin esas sözleşmelerinde bu yönde hüküm bulunması gerekmektedir. İlgili hüküm bulunmayan şirketlerin elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapması mümkün değildir. Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan yazının niteliği ve normlar hiyerarşisindeki yeri dikkate alındığında, düzenlemenin TTK’nın bu hükmüne açıkça aykırı olduğu söylenebilir.

Bu koşullarda en sağlıklı ve kolay yolun, elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapabilecek şirketler için bu yöntemin tercih edilmesi, şirket sözleşmelerinde elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılmasına dair hüküm bulunmayan şirketlerin ise elden imza dolaştırma suretiyle genel kurul kararı alması olduğunu söyleyebiliriz.

Stj. Av. Kübra Gökçe Köycü & Stj. Av. Demet İlter

Uyarı: Yukarıdaki bilgi ve görüşlerimiz sadece yol gösterme amaçlıdır ve yasal tavsiye alma olarak değerlendirilemez. Vona Hukuk Bürosu, doğru ve güncel içerikli bilgiyi sağlamak için her türlü çabayı göstermektedir ancak, bu makalenin yayımlanmasından sonra yürürlüğe girebilecek olan yasa ve mevzuatlarda yapılan değişiklikler nedeniyle en güncel yasal gelişmeleri yansıtmayabilir. Bu nedenle, bu makaledeki hiçbir şey yasal tavsiye olarak görülmemeli ve herhangi bir karar vermeden veya bu makalede yer alan bilgilere dayanarak herhangi bir işlem yapmadan önce avukatlara danışmalısınız.