Yönetim ve temsil yetkisinin kaynağı genellikle kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organların kararlarıdır. Temsil şekli ve temsilcilerin belirlenmesinde temel kural, temsil ve yetkinin kaynağına bakılmasıdır. Anonim ve limited şirketlerin temsilcileri, şirketin amacına ve işletme konusuna göre her türlü işi ve hukuki işlemi Türk Ticaret Kanunu (“Kanun”) uyarınca, bu Kanun’daki sınırlamalara tabi olarak yapabilmektedir. Anonim ve limited şirketlerde yönetim ve temsil yetkisine sahip kişilerin (yönetim kurulu, genel kurul, müdürler, iç yönerge ile atanan temsilciler vb.) yetkilerini devredebilmeleri yine Kanun’la sınırlanmıştır. Bu bağlamda, yetki devri ancak Kanun’da sayılan “devredilemez ve vazgeçilemez” yetkiler ile varsa şirket ana sözleşmesinde devredilemeyeceği belirtilmiş yetkiler haricinde yapılabilmektedir.
Aşağıda anonim ve limited şirketlerde yönetim ve temsil yetkisine sahip kişilerin yetkilerinin devrine ilişkin yasal düzenlemeler ve uygulamada temsil yetkisinin devrini gösteren imza sirküleri ve vekâletname hakkında açıklamalara ver verilmiştir.
Anonim Şirket
Türk Ticaret Kanunu uyarınca anonim şirketler, yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur. Yönetim Kurulu, kanun ve esas sözleşme uyarınca genel kurulun yetkisinde bırakılmış bulunanlar dışında, şirketin işletme konusunun gerçekleştirilmesi için gerekli olan her çeşit iş ve işlem hakkında karar almaya yetkilidir. Yönetim kurulu üyeleri en çok üç yıl süreyle görev yapmak üzere seçilebilmektedir. Ana sözleşme ile bu süre kısaltılabilir, ancak uzatılamaz. Görev süresinin başlangıç tarihi şirket için genel kurul tarihi, üçüncü şahıslar için ise tescil ve ilan tarihidir.
Anonim şirketlerde, kural olarak temsil yetkisi, şirket esas sözleşmesinde aksi öngörülmemiş ise veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa, çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir. Ancak yönetim kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye (yetkilerin devredildiği üye) veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. Bu devre rağmen en az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisini haiz olması şarttır.
Yönetim kurulunun kısmen veya tamamen bir veya birkaç yönetim kurulu üyesine veya üçüncü kişiye yetki devri yapabilmesi için hem esas sözleşmede devre izin veren bir hüküm hem de bir iç yönerge bulunmalıdır. İç yönerge, şirketin yönetimini ve organizasyon şemasını düzenler, gerekli olan görevleri tanımlar, yerlerini gösterir. Özellikle kimin kime bağlı ve bilgi sunmakla yükümlü olduğunu belirler. Bu nedenle iç yönerge metninin şirketin faaliyet alanına göre özenle hazırlanması gerekmektedir. Yönetim kurulu, temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir kararının noterce onaylanmış suretini, tescil ve ilân edilmek üzere ticaret siciline vermek zorundadır.
Anonim Şirket yönetim kurulunca iç yönerge ile atanan kişilerin görev sürelerinin yönetim kurulunun süresi ile sınırlı olup olmadığı hususundaki tartışmaya ilişkin olarak Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü 26.05.1999 tarih ve 08083 sayılı yazısına, “Anonim şirketlerde devamlılık esastır. Bir anonim şirketin maksat ve mevzuunun gerçekleşmesi için yönetim kurulu tarafından yetkilendirilen kişilerin bu yetkileri, yetkiyi veren yönetim kurulu veya onun yerine geçen yeni yönetim kurulu tarafından alınmadıkça hukuken geçerliliğini korur ve bu yetkilere dayanılarak verilen yetki çerçevesi içinde her türlü hukuki işlemleri yapabilirler. Bu bakımdan, imza sirkülerini ve yetki belgesini ibraz eden anonim şirket yetkililerinin bu yetkileri geri alınmadıkça noterliklerde işlem yapmaları mümkündür. Bu nedenle anonim şirketlerde yönetim kurulunca atanan müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların görev süreleri yönetim kurulunun süresi ile sınırlı değildir. Yargıtay’ın da görüşü bu doğrultudadır.”
Ayrıca uygulamada, müşterek imza ile yetkilendirilmiş temsilcilerin şirket sözleşmesindeki “müşterek imza ile temsil” hükmünü ortadan kaldırmak ve tek imza ile şirketle ilgili temsil yetkilerini kullanmak amacıyla diğer imza yetkilisine vekâletname vermesi suretiyle işlem yaptığı durumlar olabilmektedir. Ancak bu durum belirlenmiş temsil kuralına aykırı olacağından, “kendisine asaleten diğer yetkiliye vekâleten” tek imza ile tüzel kişiliğin temsili mümkün olmamalıdır.
Limited Şirket
Limited şirketlerin yönetimi ve temsili şirket ana sözleşmesi ile düzenlenir. Şirketin sözleşmesi ile yönetimi ve temsili, müdür sıfatını taşıyan bir veya birden fazla ortağa veya tüm ortaklara ya da üçüncü kişilere verilebilir. Anonim şirketlerde olduğu gibi sınırlı yetki devrine ilişkin iç yönerge düzenlenebilmesinin ön şartı esas sözleşmede bu yönde bir hüküm bulunmasıdır. Ancak Anonim şirketlerden farklı olarak, en az bir yönetim kurulu üyesi yerine bir ortağın, şirketi yönetim hakkının ve temsil yetkisinin bulunması gerekir. Dolayısıyla limited şirketlerde şirketin temsil ve yönetiminin tamamıyla ortak olmayan bir üçüncü şahsa devri mümkün olmayıp, bu gibi hallerde en az bir ortakla temsil ve idare yetkisi müştereken kullanılacaktır. Ek olarak Kanun uyarınca limited şirketlerin tek ortaklı olarak kurulması mümkündür. Bu nedenle yine Kanun uyarınca tek ortaklı kurulan limited şirketlerde şirketin temsil ve yönetimlerinin üçüncü bir kişiye tamamen bırakılması mümkün olmayıp, şirketin temsil ve yönetimi bu ortak ile birlikte üçüncü bir kişiye verilebilir. Limited şirketler iç yönerge tanzimi ve süreçlerinin yönetilmesi ile sorumlu organ sınırsız yetkili müdür/müdürler kurulu olacaktır. Müdürlerin atanmaları ve görevden alınmaları genel kurulun devredilemez yetkileri içindedir. Genel kurul, müdürü veya müdürleri görevden alabilir, temsil yetkisini sınırlayabilir.
Anonim şirketlerdeki, yönetim kurulu üyelerinin en fazla üç yıl süre ile seçilebileceğine ilişkin sınırlamanın aksine, limited şirketlerin temsilcilerinin görev sürelerine ilişkin TTK’de hüküm bulunmadığından, şirket sözleşmesinde veya genel kurul kararında bir süre saptanmamış ise, verilen görevin süresiz olduğu kabul edilmektedir. Ancak, şirket sözleşmesinde veya genel kurul kararında bu yönde bir belirleme yapılmış ise, şirket iç yönergesi ve buna göre hazırlanan imza sirkülerinde bu süreye yer verilmelidir.
Temsil Yetkisi Devrinde İmza Sirküleri ve Vekâletname
İmza Sirküleri
Türk Ticaret Kanunu, Ticaret Sicili Yönetmeliği ve Türk Borçlar Kanunu’nda “imza sirküleri” ibaresine yer verilmemiş ve tanımı yapılmamıştır. İmza sirkülerinin Türk Dil Kurumu tarafından yapılan tanımı “bir resmi daire veya ticari kuruluşta imza atmaya yetkili kimselerin imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgesi”dir.
İmza sirküleri, şirketler tarafından temsilci belirlenmesine ilişkin alınmış kararlar uyarınca noterlikler tarafından, sirkülerde yer alan kişilerin imzalarını da içerecek şekilde hazırlanmaktadır. Temsil yetkisinin kaynağı ve içeriğine de sirküler metninde yer verilmektedir. İmza sirküleri sayesinde sahte imza kullanmak suretiyle evrakta sahtecilik ve dolandırıcılık gibi suçların işlenmesi büyük ölçüde önlenmektedir. Dolayısıyla imza sirküleri bir temsil belgesi değildir. Temsil belgesi olmaması nedeniyle, kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organların kararları ile temsil yetkisine sahip olan kişiler imza sirküleri olmadan da, temsil yetkisini açıklayan dayanak belgeleri ibraz etmek suretiyle de işlem yaptırabilirler. Bu anlamda imza sirkülerinin ticari hayatta kolaylık sağladığından söz edilebilecektir.
Noterliklerde düzenlenen ve dayanak belgelere göre temsil yetkilerini açıklayan (temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir karar) imza sirküleri temsil belgesi niteliğinde olmadığından vekâlet gibi tüm kurumlarca kabul edilmesi beklenmemelidir. Nitekim imza sirküleri, tapu idarelerince temsil belgesi olarak kabul edilmemekte, tapu işlemlerinde 2644 sayılı Tapu Kanunu’nun 2’nci maddesi ile Tapu Sicil Tüzüğü’nün 18’inci maddesinin 5’inci fıkrası gereğince imza sirküleri yanında ticaret sicil müdürlüklerinden alınacak yetki belgeleri kullanılmaktadır.
İmza sirküleri, imza onaylaması veya imza beyannamesi ile sıklıkla karıştırılmaktadır. İmza sirküleri imza örneği yanında imza sahibi temsilcinin usulünce belirlenmiş yetkilerinin dayanağını da gösterdiği için bu iki belgeden ayrılmaktadır.
İmza sirkülerinin geçerlilik süresi kanunlar uyarınca belirlenmiş değildir. Sirküler hazırlanırken sirkülerin dayanağı olan ve iç yönergeyi içeren yönetim kurulu/genel kurul kararında yetkilendirmeye ilişkin bir süre sınırı varsa bu sınır noter tarafından dikkate alınarak sirkülerde belirtilmelidir. Anonim şirketlerde yönetim kurulunun görev süresi 3 (üç) yıl ile sınırlı olsa da, imza sirkülerini ve yetki belgesini ibraz eden şirket yetkililerinin bu yetkileri geri alınmadıkça işlem yapması mümkündür. Bu nedenle, anonim şirketlerde yönetim kurulunca atanan müdürlerin ve aynı işleve sahip kişiler ile imza yetkisini haiz bulunanların görev sürelerinin yönetim kurulunun süresi ile sınırlı olmadığı kabul edilmektedir.
Vekâletname
Vekâletname bir yetkilendirme belgesidir. “Bir kimsenin başka bir kimseyi belirli durumlarda kendi adına hareket edebilmesi için yazılı olarak yetkilendirdiğine ait yazılı bir belge” olarak tanımlanmaktadır.
Uygulamada, şirketin yetkili organlarının ve yetkili organlar tarafından iç yönergede şirketi temsil yetkisi verilmiş kişilerin, şirketin ihtiyacı olan tüm iş ve işlemleri bizzat yapması mümkün olmamakta, uzmanlık gerektiren konularda şirketle bağlantısı olmayan üçüncü kişilere dahi sıklıkla vekâletname verilmektedir.
Ancak anonim ve limited şirketlerin yönetim kurulu/sınırsız yetkili müdürleri haricinde, iç yönergede belirlenmiş temsilcilerin üçüncü kişilere şirket adına bir vekâletname verilmesi için, öncelikle vekâletnameyi verecek kişinin iç yönergede şirket adına vekâletname verme yetkisi bulunması gerekmektedir. Kimse sahip olduğundan fazla bir yetkiyi bir başkasına veremeyeceğinden, vekâletname verilirken şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerin yetki sınırları göz önünde bulundurulmalıdır.
Vekâletname geçerlilik süresi, eğer vekâletnamede bir süre öngörülmediyse vekâletnameyi veren şirket yetkilisinin görev süresinden bağımsız olarak süresizdir. Bu nedenle genellikle şirketler tarafından verilen vekâletnamelere süre sınırı konulması önerilmektedir.
Sonuç olarak, hem anonim hem limited şirketlerde benzer şekilde yönetim kurulunun/müdürler kurulunun temsil yetkisini, hazırlayacağı bir iç yönerge uyarınca yaptığı yetkili seçimiyle devredebilmesi, Kanun’da yer alan devredilemez ve vazgeçilemez yetkiler haricinde mümkündür. Bu durum şirket yönetim organlarının iş yükünü büyük ölçüde azaltmaktadır. Uygulamada, hazırlanan iç yönergede şirketi temsile ilişkin yetki sınırları belirlendikten sonra, sınırlı yetkililerin listesini içeren karar alınarak, Ticaret Sicil Müdürlüklerinde tescil ve ilan edilmektedir. İmza sirküleri ile yetkili şirket organı tarafından alınan iç yönergeye ilişkin karar ve bu iç yönergeye uygun olarak belirlenen sınırlı yetkili temsilcileri gösteren, noterlerce hazırlanan bir belgedir. Her temsilcinin alınan bir yetkili organ kararı ile belirlenememesi, sonradan ihtiyaç ortaya çıkması gibi durumlarda, yönetim kurulu/müdürler kurulunun ve ayrıca yetkilerinin bulunması halinde iç yönerge ile belirlenen temsilcilerin, şirketi temsile ilişkin vekaletname vermesi mümkündür.
Av. Nilsu Selin Temiz
Uyarı: Yukarıdaki bilgi ve görüşlerimiz sadece yol gösterme amaçlıdır ve yasal tavsiye alma olarak değerlendirilemez. Vona Hukuk Bürosu, doğru ve güncel içerikli bilgiyi sağlamak için her türlü çabayı göstermektedir ancak, bu makalenin yayımlanmasından sonra yürürlüğe girebilecek olan yasa ve mevzuatlarda yapılan değişiklikler nedeniyle en güncel yasal gelişmeleri yansıtmayabilir. Bu nedenle, bu makaledeki hiçbir şey yasal tavsiye olarak görülmemeli ve herhangi bir karar vermeden veya bu makalede yer alan bilgilere dayanarak herhangi bir işlem yapmadan önce avukatlara danışmalısınız.
Türk Medeni Kanunu’na Göre Vasinin Yetkileri
Bir cevap yazın